为了加强机关档案工作的业务建设，逐步实现机关键档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为机关工作服务和为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，制定本制度。
一、机关档案工作的基本任务
对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导；集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务；办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
二、归档范围：
在机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案，具体接收范围按《机关文件材料归档范围》和其它档案管理办法的有关规定执行。
三、归档时间
文书档案在次年六月底以前接收完毕，其它门类和载体的档案的接收，应按有关规定执行。
四、案卷质量要求
案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。
3、不同年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复，放在复文年归档；没有复文的，放在请示年归档；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档；其它文件材料的归档应按有关规定执行。
4、文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
5、文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。
7、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
8、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
9、案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整，清晰。
10、卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。
11、文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按《文书档案案卷格式》执行。其它门类和载体的档案案卷格式应按有关规定执行。
12、机关档案，应按照其内容和载体的不同，制定统一的分类方案。分类应保持前后一致，不能随意变动。
13、分类一般应采用年度--组织机构（或问题）进行分类。
14、按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。
15、案卷目录应区别不同保管期限，分年度或混年编制目录号，在一个全宗内，案卷目录号不得重复。